Documentos – sei! / ALESC

Como encaminhar documentos para guarda no arquivo geral?

O envio de documentos para guarda no Arquivo Geral, vinculado à Coordenadoria de Documentação (CDOC), precisa estar de acordo com a Resolução nº 005/2021- art. 25 e 26, observado Código de Classificação de Documentos (CCD) e o prazo de guarda estabelecido na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos (TTDD), anexo I.

O representante da unidade produtora dos documentos deve discriminar os documentos enviados na Listagem Descritiva de Documentos, anexo V da referida Resolução, com todas as informações solicitadas, segundo o processo estabelecido no SEI.

Tal listagem faz-se necessária para a preservação e o resguardo jurídico da Alesc.

Em caso de dúvidas, ligue para a Coordenadoria de Documentação: telefones 3221-2876, 32212762 e 3221-2561.

Para verificar o processo de envio de documento para o arquivo clique aqui.

Quando encaminhar documentos para o arquivo geral?

O prazo para enviar documentos para a Coordenadoria de Documentação (CDOC) é estabelecido na Resolução nº 005, de 2021, no anexo I, na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos (TTDD).

O procedimento para transferência de documentos é realizado conforme os artigos 25 e 26 dessa Resolução por meio do SEI.

Para verificar o processo de envio de documentos para o Arquivo Geral clique aqui.

Como preencher a Listagem Descritiva de Documentos?

A Listagem Descritiva de Documentos está disponível no SEI e deve ser preenchida conforme estabelecido nos artigos 25 e 26 da Resolução nº 005, de 2021 e descrito abaixo:

Forma de entrada: Selecionar qual a destinação dos documentos;

Unidade administrativa/Sigla: Unidade que esta enviando os documentos;

Gênero documental: Selecionar qual o gênero do documento;

Nº da caixa: Descrever a numeração dada nas caixas, se houver;

Código: Código descrito no anexo I da Resolução nº 005, de 2021 (primeira coluna da TTDD);

Descritor do código: Descrição do código, anexo I da Resolução nº 005, de 2021 (segunda coluna da TTDD);

Dossiês/processos (relativos a:): preencher conforme anexo I da Resolução nº 005, de 2021, se houver (terceira coluna da TTDD);

Numeração (se houver): Descrever a sequência numérica dos processos armazenados na caixa;

Datas: de_______ a ________;

Mensuração total dos documentos* (indicar, em metros lineares, unidades ou bytes, o total de documentos que serão eliminados): Descrever a quantidade de documentos, não é obrigatório o preenchimento; e,

Datas-limite gerais: (indicar, em anos, o período dos documentos que serão eliminados): Descrever o ano de eliminação dos documentos, conforme estabelecido na TTDD, anexo I da Resolução nº 005, de 2021.

A linha “unidade de arquivamento” e as “colunas Quantidade e especificação” são de responsabilidade da CDOC.

Para verificar o processo de envio de documentos para o Arquivo Geral clique aqui.

Como incluir documentos como usuário externo no SEI?

É muito fácil! Clique AQUI e desfrute do vídeo explicativo que demonstra como proceder para incluir documentos como usuário externo no SEI. Caso deseje uma informação específica para atender sua necessidade, confira abaixo, o detalhamento no índice de minutos/segundos que preparamos para você!

01m01s: Liberação para inclusão de documentos e recebimento de e-mails

01m46s: Login a partir da área de acesso para usuário externo do SEI

02m38s: Como acessar as informações do processo para saber qual documento deve ser incluso

04m13s: Como realizar a inclusão de documentos

05m45s: Sobre datas e prazo para inclusão de documento

Quando devo classificar um processo ou documento como Restrito?

Quando o processo ou documento possuir alguma informação que se enquadre em um dos seguintes casos:
a) Informações pessoais, tais como número de documentos de identificação pessoal (Exemplos: RG, CPF, Título de eleitor, Documento de Reservista, etc.); Nome do requisitante (completo ou parcial); Nome de cônjuge ou familiares (pai, mãe, avós etc.); Estado civil; Data de nascimento; Endereço; E-mail; Número de telefone; Informações Financeiras e patrimoniais; Informações referentes à alimentandos, dependentes ou pensões; Informações médicas; Origem racial ou étnica, a orientação sexual, as convicções religiosas, filosóficas, morais ou políticas; filiação sindical, partidária ou a organizações de caráter religioso, filosófico ou
político.
b) Sigilo fiscal;
c) Sigilo bancário;
d) Sigilo comercial;
e) Sigilo empresarial;
f) Sigilo contábil;
g) Sigilo do Procedimento Administrativo Disciplinar em curso;
h) Segredo de justiça no processo;
i) Informação de natureza patrimonial;
j) Segredo industrial;
l) Direito autoral;
m) Propriedade intelectual;
n) Documentos utilizados para embasar decisões de política econômica, fiscal, tributária, monetária ou
regulatória ainda não publicadas;
o) Documentos que trazem argumentos e conteúdo para os processos que culminarão com edição de
algum ato normativo;
p) Atos de preparação para processos de licitação.

Como saber se meu processo deve ser público, restrito ou sigiloso?

Via de regra, os processos são sempre públicos!

Para ser classificado como restrito, o processo deve abranger documentos preparatórios que contenham informações pessoais ou hipóteses de sigilo previstas em legislação específica, como fiscal, bancário, de operações e serviços no mercado de capitais, comercial, profissional, industrial e segredo de justiça. Na hora do cadastro, a hipótese legal associada deve ser selecionada, para justificar sua adoção.

Já os processos sigilosos referem-se a assuntos que colocam em risco a segurança e a integridade da Alesc, dos deputados, servidores e colaboradores, a intimidade, a vida privada, a honra e a imagem das pessoas, ou aqueles previstos em legislação específica. Os processos sigilosos aparecem na sua lista de processos salientados na cor vermelha.

Lembre-se, quem insere o documento no SEI é responsável por sua correta classificação!

Como faço para enviar meus atestados médicos?

Atestados médicos e declarações devem ser encaminhados à Coordenadoria de Saúde e Assistência

1) Primeiramente, atente-se aos prazos!

O prazo de entrega é de até 48hs após a data da emissão do atestado. (Decreto 3338/10 Art.120 § IV– GEPEM Gerência De Perícia Médica).

O envio pode ser feito de duas formas:

– Via WHATSAPP da AASP (Assessoria de Apoio ao Servidor Periciado) (48) 3221-2518 (o servidor deverá informar seus dados como: Nome, Matrícula, CPF e cópia de Identidade frente e verso).

– Via Processo SEI, com o tipo de processo variando conforme o prazo do atestado:

2) Envio dos atestados:

– Quando seu atestado for de até três dias de afastamento, o processo é do tipo “Atestado/declaração de tratamento de saúde até três (3) dias). O passo a passo de como fazer está aqui.

– Quando seu atestado for de mais de três dias de afastamento, o processo é do tipo “Licença tratamento de saúde superior a 3 (três) dias/Perícia”. O passo a passo de como fazer está aqui.

Ainda, quanto aos atestados superiores a três dias, valem as seguintes regras:

De conformidade com o PROAP – Setor de Processos de Avaliação Pericial e GECEP – Gerencia de Centros Periciais/SEA, deverão ser respeitadas regras para a solicitação de afastamento médico (atestados) bem como avaliação Pericial.

– Na primeira solicitação de avaliação pericial deverá ser anexado documento de identificação com foto frente e verso;

– Atestado médico para fins periciais deverá conter CID, assinatura e CRM do médico assistente, conforme prevê resolução 1.851/08 do conselho federal de medicina;

– O atestado deverá ser encaminhado à Coordenadoria de Saúde e Assistência / Assessoria de Apoio ao Setor Periciado através do whatsapp (48) 3221.2518, no prazo máximo de 48 horas após a sua emissão.

– Atestado médico pré-datado ou com data inicial retroativa só será aceito nos casos de prorrogação de afastamento pelo mesmo motivo.

SERVIDOR COMISSIONADO: Atestado superior a 3 (três) dias de afastamento será encaminhado pela C.S.A à GEPEM até o máximo de 15 dias. A partir do décimo sexto (16º) dia, o servidor deve requerer auxílio doença junto à Perícia do INSS e informar a C.S.A. via WHATSAPP (48) 3221-2518 o resultado obtido.

SERVIDOR À DISPOSIÇÃO: Atestado superior a 3 (três) dias de afastamento deve ser encaminhado ao Órgão de origem, exceto para CID relacionado a monitoramento de doença. (Protocolo ALESC, Item 2, letra f).

Confira aqui o PROTOCOLO COVID-19 DA ALESC .

MONITORAMENTO: Através do whatsapp do setor de Enfermagem/ CSA (48) 3221-2517.

Dúvidas e Esclarecimentos: Telefone / Whatsapp (48) 3221-2518

Como ficarão os formulários que hoje estão no Intralesc e são impressos (ex.: DRH)?

Estarão em forma de “modelos de documentos“. Os formulários que antes necessitavam de impressão agora não precisarão mais! Cada servidor criará um processo no SEI com base no seu pedido/necessidade, como exemplo: pedido de alteração de férias, alteração de nome, entre outros.

Todos estes formulários terão “modelos de documentos” dentro do SEI, sem a necessidade de impressão, simplesmente serão preenchidos e tramitados eletronicamente.

Documentos que foram digitalizados e incluídos no SEI podem ser descartados?

Sim e Não! A digitalização não substitui documentos comprobatórios ou processo original, que deve ser preservado, conforme o código de classificação e tabela de temporalidade e destinação de documentos. A eliminação de documentos públicos (tanto físicos quanto eletrônicos) deve ser realizada com base no estabelecido pela Resolução nº 40, de 9 de dezembro de 2014, do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ).

_{^{fonte: https://www.cnmp.mp.br/sei/}}

Como eu digitalizo um documento para inclusão no SEI?

Os documentos digitalizados e incluídos no SEI constituirão ou se vincularão a um processo eletrônico, sendo de responsabilidade exclusiva do usuário sua conferência e autenticação, clique aqui (Instrução Normativa nº 001, de 28 de maio de 2021), parâmetros para digitalização e autenticação) e veja como proceder! E, a digitalização de documentos recebidos em meio físico será realizada pela unidade de protocolo e pelas unidades de protocolo especializadas, conforme estabelecido em instrução normativa. Para saber mais clique aqui (ATO DA MESA nº 230, de 26 de maio de 2021) e conheça o Ato da Mesa que institui o Sistema Eletrônico de Informações (SEI) como sistema oficial de gestão eletrônica de documentos e processos administrativos no âmbito da Assembleia Legislativa do Estado de Santa Catarina (Alesc).