15 coisas que você precisa saber sobre o SEI!

O Sistema Eletrônico de Informações está implantado na Alesc! Sim, para a maioria isso já é notícia velha, mas, mesmo que você já tenha feito toda a capacitação e treinado bastante, nesse processo de mudança, é normal que muitas dúvidas apareçam. Para tentar ajudar você, reunimos aqui as “top 15” informações que você precisa saber sobre o SEI.

Confira abaixo a nossa lista. E, se ainda assim, restar alguma dúvida, procure um colega multiplicador. Caso ele (ou ela) não consiga resolver, contate a equipe responsável pela implantação do SEI pelo e-mail sei@alesc.sc.gov.br ou pelo WhatsApp oficial da Alesc, no 48-3221-2800.

1. E essa tal de “assinatura eletrônica”, como funciona?

Esse é um dos principais ganhos da implantação do SEI. Na prática, a assinatura eletrônica no SEI consiste em utilizar o seu usuário (login) e a sua senha para assinar digitalmente o documento. A assinatura eletrônica garante ao destinatário que o documento não foi alterado ao ser enviado (integridade) e ainda comprova a autoria do emitente (autenticidade), sem a necessidade de impressão em papel. Os documentos assinados no SEI exibem as assinaturas eletrônicas ao final da página.

2. Mas só a digitação do meu login e senha caracterizam uma assinatura eletrônica e tem validade legal?

Sim! A Lei federal nº 14.063, de 23 de setembro de 2020, e art. 3º da Lei nº 12.682, de 2012, garantem a validade. Teremos Atos próprios da Alesc validando essas assinaturas também.

3. E todo mundo na Alesc tem assinatura eletrônica?

Sim! Todos os servidores e servidoras que possuem acesso ao sistema tem assinatura eletrônica, independente do vínculo funcional (estagiários, terceirizados, comissionados e efetivos). Mas, claro, os limites para a validade da assinatura no documento de um determinado usuário ou outro continuará respeitando as mesmas regras da assinatura em documentos físicos.

4. A partir do dia 02/06 será tudo digital/eletrônico?

Sim! Pode-se dizer que a maioria dos documentos tramitarão exclusivamente de forma digital por meio do SEI. Contudo, há exceções, como, por exemplo, notas fiscais que não forem originalmente emitidas digitalmente. Em breve serão listados e divulgados quais serão essas exceções, mas a regra é o digital.

5. E os outros sistemas da Alesc? Quais o SEI substitui?

O SGD. O único sistema que será descontinuado por enquanto será o SGD, que, a partir do dia 02/06, estará disponível somente para consulta de processos que tramitaram nele ou para tramitação de processos que foram iniciados até 01/06 no SGD e ainda não foram finalizados. Processos novos serão iniciados exclusivamente pelo SEI.

6. Alguma coisa do SGD vai para o SEI?

Não. O que acontece no SGD, fica no SGD! Começou lá, termina lá. Não haverá nenhuma migração do SGD para o SEI. A partir do dia 02/06, aí sim, todos os processos novos iniciam pelo SEI.

7. Como eu vou fazer os processos que antes eram físicos, serem eletrônicos a partir de agora?

Adaptação, é a palavra da vez. Até agora, não foi identificado nenhum processo que não possa ser adaptado para a realidade digital. Todos os documentos necessários às rotinas administrativas da Alesc podem ser produzidos e assinados no SEI, ou, quando gerados externamente, incluídos e autenticados, se necessário.
Mas a verdade é que para essa pergunta não há uma resposta única. Você precisará verificar no seu setor quais adaptações podem ser necessárias e entender o fluxo dos processos iniciados ou recebidos pela área em que atua. E, claro, precisando conversar sobre possíveis soluções, você pode entrar em contato com a contate a equipe responsável pela implantação do SEI pelo e-mail sei@alesc.sc.gov.br ou pelo WhatsApp oficial da Alesc, no 48-3221-2800.

8. O SEI possui automação de fluxo de trabalho?

Não. Você precisa saber para onde deverá enviar o processo, ou seja, conhecer o fluxo dos processos que são iniciados ou recebidos pelo seu setor. Entretanto, essa é uma característica bem positiva do sistema, pois permite que o SEI se adapte facilmente a diferentes contextos e instituições.

O SEI proporciona a realização de um eficiente fluxo de trabalho de forma inovadora, já que não é mais necessário que o processo tenha um fluxo linear. Isso quer dizer que um mesmo processo pode ser acessado por diferentes unidades simultaneamente, o que gera maior produtividade e redução de prazos. (Fonte: SEI/UFMG)

9. Nunca vi fluxogramas na Alesc. Onde posso encontrar os mapas dos processos?

Na Assessoria de Planejamento Institucional- API. Desde 2009 a API da Diretoria-Geral vem mapeando os processos da Alesc. O material está em constante atualização. O que já foi atualizado está disponível para consulta no setor, entre em contato através do e-mail: planejamento@alesc.sc.gov.br e faça a solicitação de seu interesse, o setor terá o prazer de compartilhar o que há disponível.

10. E se eu precisar digitalizar algum documento para incluir no SEI, como faz?

Existem regras de digitalização de documentos. Você precisa segui-las. Para saber quais são essas regras, recomendamos a leitura do Ato que regulamenta o tema. Para isso, clique aqui!

11. De quais computadores/dispositivos eu posso acessar o sistema?

Qualquer um! A partir da versão 4.0 do sistema, o SEI está acessível também para dispositivos móveis. Então, você pode usar computadores, smartphones e tablets para logar no sistema. Ah, não é necessário estar na Alesc para realizar o acesso. Basta entrar no site, digitar seu login e senha e pronto!

12. Como eu encontro um processo?

Você tem duas opções: 1) utilizar a ferramenta de pesquisa, digitando palavras-chave do processo que quer encontrar; ou 2) digitar o número do processo que você precisa encontrar. Temos um vídeo bem legal explicando como fazer, clique aqui e confira!

13. Com quem eu falo para ser inserido(a) em diferentes setores no SEI?

Basta que o gestor do setor para o qual você quer que o seu acesso seja liberado solicite, a partir do seu endereço eletrônico institucional, por e-mail para: sei@alesc.sc.gov.br e o pessoal resolverá isso rapidinho para você!

14. Os meus processos com informações pessoais poderão ser acessados por outros usuários?

Não. Processos com informações pessoais são classificados como restritos. Isso quer dizer que o seu conteúdo só poderá ser acessado pelo setores nos quais ele tramitar. Mas isso quer dizer que, nos casos em que o processo for criado por você, os usuários do seu setor também poderão visualizá-lo. Entretanto, isso não deverá acontecer; e, caso aconteça, há penalização prevista para esse tipo de conduta. Apenas a parte interessada e os setores com atividades inerentes ao processo são autorizados a visualizar seu conteúdo. Caso ocorra alguma violação nesse sentido, o setor gestor do SEI tem acesso ao registro de todos os usuários que visualizaram e/ou editaram qualquer informação do processo. Dessa forma, é possível fazer uma auditoria e responsabilizar os envolvidos.

15. Qual a diferença entre Concluir e Arquivar um processo no SEI?

Um processo “concluído” não está “arquivado”, mas somente encerrado porque cessou o trâmite. Como não está arquivado, qualquer seção ou divisão na qual ele tramitou pode reabrir um processo concluído sem precisar acionar o Arquivo, apenas clicando no botão “Reabrir Processo”. O “perfil de arquivamento” existe no SEI e trata do arquivamento das vias físicas dos documentos digitalizados, portanto não envolve os processos nato-digitais. Estas questões serão atendidas pelo módulo de arquivamento assim que homologado. (Fonte: SEI/UFMG)