Categoria: Sistema

Existem regras de digitalização de documentos na Alesc?

Sim!! Existem regras para a digitalização de documentos da Alesc. Para conhecer que são, clique aqui e confira a Instrução Normativa nº 001 que estabelece os procedimentos e os parâmetros do processo de digitalização para o Sistema Eletrônico de Informações (SEI) da Assembleia Legislativa do Estado de Santa Catarina (Alesc) e adota outras providências, além de te dar um passo a passo de como proceder tal ação.

Salientamos que, no SEI, o processo de digitalização será realizado de forma a manter a integridade, a autenticidade e, se necessário, a confidencialidade e sigilo do documento digital, em conformidade com o Decreto federal nº 10.278, de 18 de março de 2020, que regulamenta o disposto no inciso X do caput do art. 3º da Lei federal nº 13.874, de 20 de setembro de 2019, na Lei federal nº 14.129 de março de 2021, e na Lei federal nº 12.682, de 9 de julho de 2012.

Terei que digitalizar algum documento?

Depende! Se o processo eletrônico que você gerar precisa ser adicionado, por exemplo, documentos pessoais, como RG, CPF,Certificados, Diploma, ou outros, você precisará digitalizar e inserir estes documentos eletronicamente no SEI, seguindo o passo a passo para digitalização. Confira aqui! (Instrução normativa da parametrização para digitalização de documentos)

Agora, se o processo ao qual você criou, os documentos que serão inclusos já são nato-digitais, você não precisa imprimir e digitalizar para inserir no SEI, basta anexar ao processo, escolhendo as opções conforme for o tipo de documento que você deseja incluir: ofício, ofício interno, correio eletrônico, despacho, entre outros.

Como funciona a numeração dos processos no SEI?

É automática. O próprio sistema atribui um número no momento da criação do processo. Esse número não pode ser alterado e só será utilizado uma vez. Ou seja, caso você exclua um processo por engano, ao criar um novo ele receberá uma numeração diferente.

Nesse vídeo da capacitação explicamos sobre a criação dos processos.

Os documentos do SGD serão migrados para o SEI?

Não. Nenhum documento será migrado do SGD. O sistema antigo permanecerá disponível para consulta e também para finalizar a tramitação de documentos e processos iniciados antes do dia 02/06/2021.

Qual a diferença entre documento interno e documento externo?

Documentos internos são aqueles gerados no editor de textos do SEI. Já os documentos externos são aqueles documentos de apoio, gerados fora do SEI e incluídos no processo, como planilhas, formulários etc. Se um documento precisa ser assinado pelo seu setor, ele deve ser um documento interno, pois a assinatura válida no Processo Eletrônico é aquela gerada com uso de senha.

fonte: https://www.cnmp.mp.br/sei/

Como é a tramitação de processos dentro do SEI?

O SEI não opera com conceito de fluxo de trabalho, ou seja, você é livre para enviar os processos para qualquer área. Nesse sentido, é fundamental que você conheça os fluxos estabelecidos para o processo em que está atuando, seja iniciando ou recebendo.

Na prática, depois de iniciar um processo e incluir todos os documentos necessários, basta enviá-lo ao setor respectivo. A tramitação é eletrônica, por isso o processo é instantaneamente recebido pelo outro setor, para que ele faça a análise e os despachos necessários por meio do SEI. É possível enviar um processo a mais de um setor ao mesmo tempo, caso eles não dependam uns dos outros para dar os devidos despachos a esse processo.

Aqui você pode consultar os processos que já foram mapeados e atualizados pela Assessoria de Planejamento Institucional da Diretoria-Geral, na parte de “Processos Alesc”.