Categoria: Sistema

O envio de documentos para guarda no Arquivo Geral, vinculado à Coordenadoria de Documentação (CDOC), precisa estar de acordo com a Resolução nº 005/2021- art. 25 e 26, observado Código de Classificação de Documentos (CCD) e o prazo de guarda estabelecido na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos (TTDD), anexo I.

O representante da unidade produtora dos documentos deve discriminar os documentos enviados na Listagem Descritiva de Documentos, anexo V da referida Resolução, com todas as informações solicitadas, segundo o processo estabelecido no SEI.

Tal listagem faz-se necessária para a preservação e o resguardo jurídico da Alesc.

Em caso de dúvidas, ligue para a Coordenadoria de Documentação: telefones 3221-2876, 32212762 e 3221-2561.

Para verificar o processo de envio de documento para o arquivo clique aqui.

O prazo para enviar documentos para a Coordenadoria de Documentação (CDOC) é estabelecido na Resolução nº 005, de 2021, no anexo I, na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos (TTDD).

O procedimento para transferência de documentos é realizado conforme os artigos 25 e 26 dessa Resolução por meio do SEI.

Para verificar o processo de envio de documentos para o Arquivo Geral clique aqui.

A Listagem Descritiva de Documentos está disponível no SEI e deve ser preenchida conforme estabelecido nos artigos 25 e 26 da Resolução nº 005, de 2021 e descrito abaixo:

Forma de entrada: Selecionar qual a destinação dos documentos;

Unidade administrativa/Sigla: Unidade que esta enviando os documentos;

Gênero documental: Selecionar qual o gênero do documento;

Nº da caixa: Descrever a numeração dada nas caixas, se houver;

Código: Código descrito no anexo I da Resolução nº 005, de 2021 (primeira coluna da TTDD);

Descritor do código: Descrição do código, anexo I da Resolução nº 005, de 2021 (segunda coluna da TTDD);

Dossiês/processos (relativos a:): preencher conforme anexo I da Resolução nº 005, de 2021, se houver (terceira coluna da TTDD);

Numeração (se houver): Descrever a sequência numérica dos processos armazenados na caixa;

Datas: de_______ a ________;

Mensuração total dos documentos* (indicar, em metros lineares, unidades ou bytes, o total de documentos que serão eliminados): Descrever a quantidade de documentos, não é obrigatório o preenchimento; e,

Datas-limite gerais: (indicar, em anos, o período dos documentos que serão eliminados): Descrever o ano de eliminação dos documentos, conforme estabelecido na TTDD, anexo I da Resolução nº 005, de 2021.

A linha “unidade de arquivamento” e as “colunas Quantidade e especificação” são de responsabilidade da CDOC.

Para verificar o processo de envio de documentos para o Arquivo Geral clique aqui.